旧友との再会は、新しい関係の始まり

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旧友との再会は、
新しい関係の始まり

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同窓会成功の秘訣

同窓会を成功に導く秘訣をお教えします!

同窓会を成功させたい!
そんな幹事様必読。
同窓会を成功に導く秘訣を、
8つのステップに分けてご紹介します。

Step1事前準備:まずは発起人(幹事)選出

同窓会を開催するにあたって、不安な要素のひとつに挙げられるのは「みんな参加してくれるかな?」です。
上手く参加者を集めることができず開催を断念したり、開催しても微妙な空気になってしまったというのはよく聞くお話です。
また「男性ばかり」といった参加者に偏りがあっても楽しさが半減してしまいます。

人を集めるポイントは幹事選び

幹事はクラスに男女1名ずつ、それとは別に代表幹事2名選抜がベスト!幹事メンバーに抜擢すると効果のある人物像は…

  • ・生徒会長
  • ・当時のマドンナ
  • ・部活のキャプテン
  • ・現在、母校で働いているもしくは地元で働いている人
  • ・誰もが知る校内の有名人
各クラス・男女1名ずつ

成功のポイント!

幹事は、様々なカテゴリーの人から選びましょう!

多くの人脈を掘り出し、多くの人に参加していただくために、発起人、代表幹事の仲良かった友人だけではなく、クラスや部活、性別が偏らないように様々なカテゴリから幹事を選びましょう!

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同窓会ネットのサービス

  • 幹事を任された方に手厚いサポート!
    幹事のサポートとして面倒なことは全て同窓会ネットが行うので、幹事の依頼も気軽にできます。
    幹事選びは、学生時代を知り得ないと難しいので、選任だけはお客さまに力を貸していただきたい大事なポイントです。
  • 特定のグループに偏りがないように、当時の関係性などヒアリングしながらベストな幹事選出のアドバイスをいたします。

Step2会場予約:開催地を決める

久しぶりの再会は、慣れ親しんだ地でしたいものです。母校近くのアクセスの良い場所や、地元の主要都市部など分かりやすく集まりやすい所が良いでしょう。二次会へのアクセスの良さもポイントです。

何を優先するか?で成否が分かれる場所選び

地元で開催するのがベストですが、都市圏の方が人が集まる場合があるのが悩ましいところです。幹事会メンバーでリサーチをして決めるのが良いでしょう。地元や母校近辺が有力ですが、とらわれず選択肢の幅は広げておきましょう。

もう一つ、会場選定・予約の際に頭を悩ませるのが参加者の人数予測です。初めて同窓会の幹事をされる方、同窓会の幹事経験が豊富でない方にとって事前に予測するのは非常に難しいものです。

弊社の統計では同窓会の平均参加率は卒業生全体の2~3割。地域により差はありますが、ひとつの目安として会場選定・予約の参考にしてください。

同窓会が開催できる大きな会場はホテルやレストラン・結婚式場・ゲストハウスなどがあります。このような会場では最低保証金額などが設定されているため、場合によっては損失が出る可能性があるので予約には注意が必要です。

予算や会場の雰囲気・キャパシティ・二次会へのアクセスなどを考慮のうえ会場を予約すると良いでしょう。一度、会場の下見をされることをおすすめします。その際にお料理の品数とお酒の種類を確認しましょう。

食事形式は幹事さんを含め、たくさんの同窓生と交流が持てるように立食形式にするのが一般的です。急な人数増にも柔軟に対応できるため安心です。

  • 母校の近く
  • ホテル
  • 地元の主要都市
  • レストラン
  • アクセスの良い場所
  • ゲストハウス

成功のポイント!

みんなが集まりやすいアクセスの良い場所を選びましょう!

参加者を増やすためには、アクセスのしやすい場所であることが大きな決め手です。
みんなが集まりやすいアクセスの良い会場を選ぶようにしましょう。

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同窓会ネットのサービス

  • 数ある提携会場から条件に合う最適な会場をご提案可能です。
  • 豊富な開催実績をもとに「〇〇高校なら会場はココ!」といった事例を元にした提案が可能です。
  • 約80%以上で開催される二次会への導線を考えたプランもお任せください。

Step3収支計算:参加費を決める

参加費の決定は会場の規模や飲食費だけでなく案内状の作成・送付・恩師への手土産など思っているよりたくさんあります。赤字にしないために余裕を持って会費を設定しましょう

意外とかかる、飲食費以外の経費

会費を決める際に、飲食代金のみで会費を設定すると幹事は赤字になってしまいます。

同窓会開催にあたり飲食代金のほか、会場使用料・案内状の印刷代・通信費や発送費用・恩師への手土産代・看板代・名札作成費・プロジェクターやスクリーンのレンタル代・記念写真の現像代など様々な経費が発生します。これらを勘案し、余裕を持って会費を設定しましょう。

大規模な同窓会の一般的な会費相場は7,000円~10,000円と言われております。この金額で会費が収まるように会場のグレードを決めましょう。

  • 案内状作成
  • プロジェクター
    レンタル代金
  • 名札作成
  • 記念写真
    アルバム作成

成功のポイント!

何かと費用が掛かるので、余裕を持った予算設定をお勧め!

会場費を始め細々したものまで、何かと費用が掛かります。
予め、余裕を持った予算設定で計画されることをお勧めします。

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  • 参加者の皆さまに分かりやすく参加しやすい料金体系をご提案いたします。
  • 幹事さんの自己負担が0円になるような収支計画をいたします。

Step4案内状発送:案内状の作成&発送

同窓会の開催情報をより多くの同窓生の皆さんに知らせるためには、案内状の発送が効果的です。
同窓会の案内状には、差出人の幹事氏名や、母校の学校名と卒業年、時候の挨拶と共にメッセージを載せ、開催日時・場所・地図・会費・出欠の受付窓口等をもれなくお知らせしましょう。

名簿を作るのが一苦労…

お住まいの場所によっては、市町村合併で住居表示が変わっている場合、案内状が届かないことがあるので注意が必要です。

転居されている可能性などもありますので、LINEやFacebookなどのSNSを活用して情報を集めるのが有効です。

案内状の宛名印字、出欠や転居先不明者の管理のためにも、卒業アルバムや母校の同窓会事務局が発行している同窓会名簿などをもとに、エクセルなどで管理しておくと便利です。

印刷した後にミスが見つかると大変ですので、誤字脱字がないよう入念に原稿チェックを行ってから印刷に取りかかってください。

また、名簿の住所宛に発送しても卒業後の年数やその地域の区画整理の有無などによって、多くの案内状が届かずに戻ってきてしまうことがあります。連絡先を知っている同級生の方から、転居先の住所や連絡先を教えてもらい、一人でも多くの方に同窓会をお知らせしましょう。

  • 卒業アルバム
  • 名簿作成
  • 転居先不明者
  • SNSを活用

成功のポイント!

大変な名簿作成ですが、諦めずに根気強く!

インターネットの情報や地元のつながりを活用して、情報を集めましょう。
集まれた時の楽しさをイメージしながら、諦めずに根気強くやることがポイントです。

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同窓会ネットのサービス

  • 卒業アルバムなどから名簿をデータベース化し、また区画整理後の住居表示にも対応することができます。
  • 案内状の原稿作成・印刷・発送も同窓会ネットが行います。
  • 同窓会専用コミュニティサイトを立ち上げます。
  • 名簿作成から案内状作成・発送まで一貫してお任せいただけます。

Step5出欠管理:正確な人数把握

会場への人数報告や、名札・式次第・恩師の手土産など準備するために正確な参加人数を把握する必要があります。
締切間際にならないと返事をいただけない傾向にあるので、開催の3~4週間前に締切日を設けておきましょう。
エクセルなどで参加者名簿を管理して更新しましょう。

転居先不明者の洗い出し

案内状が転居先不明で戻ってきた場合は、 幹事メンバーやその他連絡がとれる同窓生に協力してもらい、同窓会専用コミュニティサイト、ブログやSNS(LINEやFacebookなど)を活用し、同窓生から情報を募る方法が効率的です。
手分けして転居先不明者の情報を収集し、一人でも多くの方に同窓会をお知らせしましょう。

成功のポイント!

開催直前の参加者増減に細心の注意を!

より多くの人に参加してほしい気持ちは山々ですが、開催直前の参加申込・キャンセルには細心の注意を払いましょう。
開催日までの大仕事はここまででひと段落です!

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  • WEBフォーム、FAX、郵送と何通りもの受付窓口による24時間365日体制で、出欠の受付が可能です。
  • 専任の事務局スタッフによる迅速かつ安全な管理体制を敷いています。
  • 出席から欠席への変更、また欠席から出席への変更も管理いたします。
  • 最新の出席者情報が専用コミュニティサイトで確認できます。

Step6当日準備:必要なものチェック・役割分担

開催日当日に必要なモノの買い出しは終わりましたか?

名札には卒業当時の氏名とクラスを記載することで当時の記憶が蘇り、顔と名前が一致するでしょう。
恩師の方々にはリボン付きの花名札などにすると良いでしょう。

その他にも出欠確認用の参加者リストや式次第の印刷、会費集金用ボックスや釣銭の準備が必要です。また映像を流す予定があれば、パソコンなどの必要機材も準備しましょう。

役割分担を決めてお互いの負担を軽くしましょう

受付
同窓会当日は幹事メンバーは開始時間の約1時間前に会場入りし、会場担当者との打ち合せや受付や司会進行などの役割分担の最終チェックなどしておくと万全です。
受付では参加者の皆さんから会費を徴収し、参加者リストにチェックを入れ名札をお渡しします。集めた会費と実際の参加人数が違う場合は、幹事が自腹を切ることになってしまいます。
学年全体の同窓会など大人数の同窓会では、会費の徴収は非常に大変な作業になります。参加者リストを活用してしっかり管理し、お金の数え間違いや徴収漏れに十分に注意しましょう。
会が始まってからの参加者もいらっしゃるので、常にどなたかが受付に待機していた方が良いかと思います。受付終了後は宴会場内へ速やかに移動してもらえるよう案内しましょう。
司会者
同窓会をスムーズに進行する為にも、司会を担当する方が必要になります。
同窓会のメインはなんといっても「再会」です。
余興など入れ過ぎないようにし、開会の挨拶・乾杯の音頭・恩師挨拶・閉会の挨拶といった欠かせないプログラムを盛り込み、歓談の時間をメインに取る事をおすすめします。
また歓談中は幹事メンバーで手分けしてスナップ写真やクラス・クラブごとの写真、仲良しグループ、初恋の相手、全体の集合写真など、いろいろな写真を撮ることで思い出が形として残ります。
写真共有サイトを利用することで、参加できなかった同窓生にも公開することができます。全体の集合写真は記念品として、同窓会参加者の皆さんに現像してプレゼントすると喜ばれます。予算に余裕があれば、プロのカメラマンを手配しても良いと思います。(会場によっては、集合写真撮影のオプションもあります。)
会場の精算
会の時間をオーバーしてしまうと追加料金が発生する場合もあるので、終了時間は厳守しましょう。
当日の急な出欠を含めた最終的な参加人数を会場担当者に伝え、集めた会費から料金を支払います。
後々の幹事メンバーでの会計報告等のために明細書や領収書の受領もお忘れなく。
二次会などへのスムーズな移動のために、同窓会の終了時間までに精算を済ませておくと良いでしょう。
  • 受付
  • 参加者確認
  • 司会
  • 会計

成功のポイント!

チェックと役割分担が終われば、あとは天に任せるのみ!

色々と心配してしまい、不安な気持ちで過ごされる方もいると思いますが、ここまで来たら、あとは運を天に任せる気持ちで、自分自身が楽しむことを忘れずに!

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同窓会ネットのサービス

  • 名札、式次第のご提案もいたします。同窓会を2倍にも3倍にも楽しむためのノウハウが詰まっています。
  • 幹事の皆さんにも参加者として同窓会をお楽しみいただける体制でサポートします。
  • 受付・司会・精算もお任せください。同窓会が混雑しないよう、一連をサポートします。

Step7当日運営:運営に全意識を注ぐ

「自分もお話をしたい」という気持ちを抑えながら会の進行をスムースに進めなければいけない、つらい気持ちをぐっとこらえて運営に全力を注ぎましょう。

タイムキーパーを置くのが鍵

時間どおりに会を進めるには司会者に任せるだけではなく、予定通りに進行しているかを見るタイムキーパーを置くと時間の調整がしやすくなります。テレビで言うとカンペを出しているフロアディレクターにあたる役割です。

二次会に向けて準備をする方、受付・会計をする方も、なかなか参加者の方と交流する時間が取れないかもしれませんが役目に徹しましょう。

写真撮影は取り直しが出来ませんので多く撮影しましょう。同じカットを数枚撮っておくと失敗をカバーしやすいです。

  • 司会
  • タイムキーパー
  • 写真撮影
  • 二次会準備

成功のポイント!

時間管理を徹底!オンタイムの進行を。

これまで頑張って準備し、進行を作り・役割分担してきた成果がここで現れます。
オンタイムで進行できるように頑張りましょう!

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  • 受付~司会進行・タイムキーパー・カメラマン、すべてお任せください。
  • 二次会誘導までオールラウンドにこなせるコーディネーターがサポートします。
  • 幹事さんにも参加者の一人として十分にお楽しみいただける進行・開催をいたします。
  • 会計担当者が満足にお酒を飲めなくなる精神的不安も解消いたします。

Step8開催後:打ち上げを楽しみましょう!

同窓会開催、お疲れ様でした。同窓会で撮った写真を公開し、連絡網を作成したり、名簿を更新したり、記念写真を現像・発送したりなど細々とした作業が残っていますが、ひとまず幹事同士で労をねぎらいましょう。

同窓会は1日限りのイベントではありません!

旧友たちとの長い付き合いが再開する、新たなスタートです。

クラスごとやクラブごとの小さな集まりも増える事でしょう。ビジネスや趣味に恋愛と可能性を無限大に秘めています。

繋がりを途切れさせないために、4~5年おきに大きな同窓会を定例化するのも良いでしょう。

成功のポイント!

同窓会ネットに丸ごと任せて、同窓会を楽しみましょう!

同窓会の開催方法はわかったけれど、作業が大変・時間が取れないと思われた方は同窓会ネットにすべてを任せて同窓会を楽しみましょう。 ここだけでは伝えきれない様々なノウハウがあります!

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