セオリーvol.10「最高のサービス」大特集ここのサービスが凄いらしいで弊社が紹介されています。

これならまた集まれる

年齢とともに、掛け声だけになってくるのが、同窓会
大変なだけでソンな役目の幹事には、誰だってなりたくない。
そんなホンネに目をつけたビジネスが流行っている。

幹事がいらない！
同窓会サービスの至れりつくせり

「自分たちで幹事をやっていたら、受付やら、会費集め、司会に写真撮影と、同窓会を楽しむどころではありませんでした。今日は簡単な打ち合わせだけで、すぐに旧友の輪に飛び込めた。仲間とのひとときを存分に楽しめました」
6月10日、東京・パレスホテルの宴会場で、幹事代行サービスを利用して浜松医科大３期生（昭和57年度卒業）の同窓会が開催された。
発起人のひとりである南砂腎クリニック院長の石黒望さんは、大いに盛り上がる会場を見渡しながら、満足気にそう語った。5年に１度開催される同窓会の幹事は、これまで持ち回りでやってきた。しかし、同窓生のほとんどが多忙を極める勤務医や開業医。責任ある立場になるにしたがい、幹事役は同窓生たちの負担となっていた。
そこで2年前の同窓会準備委員会で、幹事代行サービスの利用を検討することにした。「同窓会ネット」に頼めば、開催のインフォメーションから出欠はがきの作成、出欠確認、会場の手配、当日の受付から会計に至るまで、幹事の仕事を代行してくれる。しかも、手数料は当日に集められる会費から充当されるため、前金を支払うこともない。
「最初はネット上でのやりとりだけでしたから、少々不安でした。けれども、担当者と直接会って打ち合わせをすると、その至れり尽くせりぶりに納得。安心してお任せしました」（石黒さん）

幹事をやって苦い経験をしたのがきっかけでした

02年11月、「同窓会ネット」を立ち上げた伊丹正人社長は、企業のきっかけをこう語る。
「私自身、幹事で苦労した経験からなんです。高校を卒業して22年ぶりに同窓会を開こうと思い立ち、幹事役を買って出ました。ところが、全員に声をかけたくても、結婚や転勤などで住所が変わって連絡がとれない。やむなく実家に電話すると、今度はへんな勧誘なんじゃないかと怪しまれて、嫌な思いもした。こんな面倒なことなら、いっそまとめて引き受ければ、商売として成り立つんじゃないかと考えたんです。」
久しぶりに友人に会えば「今度同窓会やろうよ」と盛り上がることは多い。しかし、いざ開催となると、煩雑な幹事仕事にみんなが尻込みして、なかなか実現しないものだ。こうした現実を背景に「同窓会ネット」の利用者は増加。03年に東京事務所を開設して波に乗り、請け負った同窓会数も、04年の年間100件前後から06年には約350件へと、急速に実績を伸ばした。

まずおカネのトラブルを解消することが大事

楽しいはずの同窓会でも、トラブルは結構起こるものだという。その原因の８～９割が、会計がらみだと伊丹社長は指摘する。
「一番多いのは、出席者数が見込み数より少なくて会費が不足し、やむなく幹事が自腹で埋め合わせするケースです。同窓会にはドタキャンはつき物。当日の朝まで出席するつもりでも、どうしても都合がつかなくなる事だって当然あります。また、なつかしの友と、酒を飲むうちにどんどん気が大きくなり、出席者が幹事の目の届かない所で、勝手に酒や料理の追加をすることもある。
支払の段になって「約束の金額と違う」と揉めるケースですね」（伊丹社長）
「同窓会ネット」では、これまでの実績からドタキャン率を独自に算出した上で会費を設定している。料金に含まれないような高級酒を参加者が注文したりすれば、店側がすぐに会場にいる「同窓会ネット」の担当者に確認。担当者が参加者に「申し訳ないのですが、今日のお飲み物はこの範囲の中から選んでいただくようになっているんですよ」と直接説明する。こうした現場の細やかな心配りが利用客を増やす一因になっているのだろう。

人生の喜びを手伝いたいのです

浜松医科大同窓会の現場を取り仕切っていた「同窓会ネット」東京支社営業企画部主任の佐藤晃一さんら２人も、会の最中は大忙しだった。司会サポートを勤めながら、遅れてきた参加者に名札を渡し、会場をまんべんなく回り、同窓会のスナップショットを撮影する。全員の記念撮影でお開きとなるまで、息つく暇もない。“ネット”という社名からは想像しがたいくらいの、思い切りアナログな仕事内容だ。
一方、ネット上では、追加料金なしで同窓会のホームページを立ち上げてくれる。掲示板では、同窓生同士が互いに近況報告をし合ったりできるほか、同窓会のスナップ写真もアップされるので、出席できなかった人も、当日の雰囲気を楽しめる。このHPは同窓会終了後も閉鎖することなく、「同窓会ネット」が存続する限り使える。
ネット上で同窓会を扱うビジネスにとって、自宅の住所や電話番号といった個人情報の管理は重要なポイントだ。この掲示板は、連絡がつかなくなっている同窓生の掘り起しにも活用されているのだが、ページにアクセスするには認証パスワードが必要だ。パスワードは同窓会開催の案内とともに、郵送で伝えられるため、不特定多数に閲覧されないようになっている。また社内には個人情報保護士を置くなどして、セキュリティにはもっとも神経を遣っている。
「データの流出予防には手を尽くしています。お預かりした古い名簿を元に当社のパソコンで新たな名簿を打ち直すのですが、そのパソコン自体、ネットに接続していません。もちろん、お預かりした情報は責任をもって返却しています」（伊丹社長）
現在、「同窓会ネット」が請け負う同窓会やクラス会は、100人前後を中心にして30人から1000人規模まで対象さまざま。会費は8000円～1万円が主流で、会費には、人件費、案内状やホームページ作成費用、葉書代などの通信費といった代行サービス料が含まれる。手間がかかるわりにはなかなか儲からないのが現状だ。

商売としてはギリギリの価格設定だが･･･

それでも、大規模な同期会や同窓会がコンスタントに受注できるよう、ギリギリの価格設定で頑張っている。「真面目に一つ一つ実績を重ね、あそこなら任せても大丈夫といわれるように、信頼を築いている所です。いずれは同窓会といえば「同窓会ネット」、と言われるような企業に成長させたい｣と伊丹社長は語る。
そんな社長に、同窓会開催のコツを聞いた。「商売上は、毎年開催してくれるほうが有難いんですが･･･」と言いつつも、開催頻度をオリンピックペース（４～５年に一度）にするのがオススメだと教えてくれた。近状報告にも変化があり、参加者同士、会話が弾むからだ。
「金儲けを追求するなら、他の仕事のほうがずっといい。でも、同窓会には人生をより楽しくしてくれる素が詰まっている。そのお手伝いができるというのは、私にとって大きなやりがいと喜びになっているんですよ」

全員で記念撮影･･･

同窓会のフィナーレの風景。撮影もマイクを握って仕切るのも同窓会ネットのスタッフ。別途1000円で希望者のみ販売される。参加者の６～７割が購入するとか

伊丹正人（いたみまさひと）･･･

大阪府立高津高校卒、不動産会社勤務後23歳で独立。
不動産業を経て、40歳の時に開催した高校同窓会をきっかけに、02年11月仲間と三人で「同窓会ネット」を立ち上げた。

浜松医科大３期生同窓会･･･

さすが医師たちの集まりというべきか、飲み方もスマートで、一人一人が大変なスピーチ上手。近状報告でも爆笑の連続だった。「同窓会ネット」スタッフが司会もサポート。そのお蔭で全員がのびのび盛り上がる。

同窓会ネット事務局･･･

卒業生アルバムなどの名簿を元に、案内状を発送する。幹事代行だけでなく、名簿や会費の管理、会報発行など同窓会事務局業務全般を支援するサービスも行う。