THE BUSINESS SUPPORT １に掲載されました。

幹事業務を丸ごと外注し
同窓会をラクラク開催

近頃、ホテルや居酒屋では同窓会が盛んに開催されているといい、ジワジワとブームが広がりつつある。団塊の世代が退職を迎える今後は、同窓会ニーズがさらに膨らみそうな予感だ。
ところが、いざ同窓会を開きたいと思っても、なかなかスムーズには行かないのが現実のようだ。転移先が不明で連絡が取れなかったり、連絡をすると怪しまれたりと、同窓生リストを作るだけでも大変なのに、ハガキの発送に、出欠確認、会場探しから予約まで、幹事がやるべきことは山ほどある。同窓会は開きたくても幹事のなり手がいなくて・・・と、せっかくの話が流れてしまうこともしばしばとか。
それならいっそのこと、同窓会の幹事業務を外注してはいかがだろう。㈱同窓会ネット（大阪市北区）は、同窓会にまつわるさまざまな業務を一手に引き受けてくれるのだ。
「私どもでは、同窓会を単なるイベントではなく、新しいコミュニケーションのスタートの場と考えています。事前の準備から同窓会を盛り上げるための当日の演出、そして同窓会後も交友を深められるネットコミュニケーションを提案しており、再会が最高の時間となるように、質の高い同窓会をサポートしたいと考えてるんですよ。」
そう話すのは、代表取締役の伊丹正人さん。実は伊丹さん、自身の同窓会をきっかけに、このビジネスをスタートしたのだ。
「3年前に高校時代の同窓会が開催され、幹事の１人として参加したんです。当日は大成功で、終了後は皆から感謝され、やりがいと嬉しさで充実感に満たされました。同窓会っていいな、と。でも、幹事業務はとにかく大変で、苦労が多かった。それで、面倒くさい裏方の作業を代わりにやってくれるところがあれば同窓会をやりやすくなり、もっともっとコミュニケーションが広がるんじゃないか、とビジネスチャンスを直感したのです」
メインのサービスは、『同窓会パックオールインワン』というものだ。全部で３タイプあり、雰囲気の良い再会を希望する人向けのハイクラスプラン“ハイグレードプラン”、会場費を安く抑えつつ、幹事がラクラク＆リーズナブルな本格プラン“スタンダードプラン”、そして当日の司会進行を幹事が行い手作りの味が出る“エコノミープラン”が用意されている。
このパックを申し込むと、同社が卒業アルバムや同窓会名簿を幹事から預かり、まずはデータづくりをスタート。それと平行してそれぞれの同窓会のニーズにあった会場を選定し、第１回案内ハガキを作成、発送する。
その後、転移先不明で戻ってきたハガキを集めて転移先不明者リスト、出欠の返信ハガキを封書で発送し、それと同時に専用ホームページを立ち上げて、同じ情報をHP上にアップするという。その後は随時、転移先判明情報に基づいて案内状を発送し、出欠の取りまとめまで行ってくれる。
さらに、ハイグレードプラン・スタンダードプランを選べば、当日の名札も準備してくれ、当日は、受付、会費の徴収、司会進行、写真ビデオ撮影、会場精算、二次会場への誘導など、ほとんどの業務を行ってくれるというから、至れり尽くせりだ。
幹事がやる事といえば、卒業名簿の手配、発起人の選定、会費の設定くらいのもの。面倒な事前の手間が省けて、しかも当日はほかの参加者と同じように楽しむことができ、それでいて感謝されるのは“幹事さん”というのだから、幹事にとっては、まさにいいとこ取りといった感じだろう。
現在、同社は大阪と東京に拠点を設けているが、カバーエリアは日本全国。地方都市でも「採算が合えば喜んでお手伝いします」という。では、どうすれば採算が合うのか？それは、できるだけ参加者を増やすこと。だから、幹事の仕事で最も大事なことは、同窓会への参加を促すことかもしれない。
「利用された方からは、“そこまでやってもらっておたくは儲かっているの？”と心配していただくほど、感謝されています。ご紹介によるご依頼も多く、皆様のお役に立てていることを実感しています」
多くの同窓会幹事と打ち合わせを重ねるうちに新たなニーズも見え始めてきており、このビジネスの可能性を感じているようだ。まずは “同窓会事務局向けwebシステム”を立ち上げる予定で、同窓会と名のつくビジネスをどんどん広げていきたいという。