【同窓会成功の秘訣④】

皆さんこんにちは！
同窓会ネット東京支社です<(_ _)>

私どもは日頃、幹事様とお話しする中で同窓会開催について

「まず何をすれば・・・」「当日はどうやって運営したらいいの・・・」などなど…

ご相談いただくことが多々ございます。

そこで！

弊社の【同窓会成功の秘訣】より、開催までの準備についてご紹介したいと思います！
※【同窓会成功の秘訣】について詳しくはコチラ！弊社HPのトップページ一番下からもご覧いただけます。

今回は「案内状の作成＆発送」についてです！

幹事様は当然、より多くの同窓生に案内を知らせたい！多くの参加者を集めたい！とお考えだと思います。

お知らせには案内状の発送が効果的です。

まず、案内状の内容ですが

「差出人の幹事氏名」「母校の学校名と卒業年」「時候の挨拶と共にメッセージ」「開催日時」「場所」「地図」「会費」「出欠の受付窓口」等をもれなく記載した案内状を作成しましょう。

次に・・・「名簿作成」です。

お住まいの場所によっては、市町村合併で住居表示が変わっている場合、案内状が届かないことがあるので注意が必要です。

転居されていることもございますので、LINEやFacebookなどのSNSを利用して現住所などの情報収集がとても有効です。

案内状の宛名印字、出欠や転居先不明者の管理のためにも、卒業アルバムや母校の同窓会事務局が発行している同窓会名簿などをもとに、エクセルなどで管理しておくと便利です。

数百名分の案内状を印刷した後に誤字・脱字が見つかると大変ですので入念にチェックしてから印刷に入りましょう。

また発送後に、届かなかった案内状が戻ってくる場合がございます。

連絡先を知っている同窓生から、転居先や連絡先を教えてもらい、一人でも多くの同窓生にお知らせしましょう！

【成功のポイント！】

大変な名簿作成ですが、諦めずに根気強く！！

インターネットの情報や地元のつながりを活用して、情報を集めましょう。
集まれた時の楽しさをイメージしながら、諦めずに根気強くやることがポイントです。

・・・・とは言ったものの、実際にこの作業を行うとなると

忙しく過ぎていく日々のなかでは、なかなか順調に進めることができない幹事様が非常に多くいらっしゃいます。

そんなときは同窓会ネットまでどしどしご相談ください！

幹事様が行うのは、弊社が作成した案内状の確認だけ！

名簿管理、案内状作成・発送、出欠のとりまとめ、転居先不明者情報受付などの面倒な作業は

全て同窓会ネットが代行させていただきます！

ぜひ一度！ご相談くださいませ！

大阪本社：06-6360-0120　　東京支社：03-5815-2218