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お知らせ

2007年09月15日

読売新聞朝刊の「わいず倶楽部」で弊社が紹介されました。

利用広がる幹事代行会社

仕事をリタイアしてほっと一息。懐かしい友人たちと「同窓会でも」と盛り上がっている人も多いのではないでしょうか。ただ、久しぶりの再会となると、住所が変わっている人も多く、幹事は開催を知らせるだけでも一苦労です。そんな時に便利なのが、面倒な作業を請け負ってくれる幹事代行会社です。新規参入する企業も増えており、上手に使えば、思い出作りを助けてくれそうです。

同窓会の開催に一役

「51年ぶりの同窓会を存分に楽しむ事ができました」――。
大阪府守口市立第2中学を1956年に卒業し、今も同市に住む星川協補さん(66)は、今年5月、大阪市のホテルで開いた卒業後初の同窓会で幹事を務めた。同学年約450人のうち役60人が集まり、94歳になった恩師も出席した。思い出話は尽きずに宴席は3次会まで続き、3年後に再開することがその場で決まった。
この集まりを陰で支えたのは、幹事代行大手の「同窓会ネット」(大阪市・0120-100-378)だ。生徒会長だった縁で幹事を引き受けた星川さんが、卒業名簿を手に思いあぐねていた時に、インターネットで見つけ、依頼した。

案内状発送から会場手配や司会も

同社は、案内状の発送や出欠確認のほか、会場の手配や司会も引き受けており、「幹事にお願いするのは発起人選びと卒業名簿の提供くらい」。食事代や会場日、当日の司会などを含めた料金は、一人当たり、8000~1万円が多い。会場となるホテルなどとの交渉で、幹事が自分で手配するのとあまり変わらない予算に抑えているという。
受注した団体ごとに専用ホームページを設け、転居先不明者のリストを掲載して情報を募る。近況報告のコーナーもあり、事前の盛り上げに一役買っている。「同窓会をきっかけに交流の輪が広がれば」(伊丹正人社長)と、開催後もホームページを残すのは、次回の受注につなげる意味合いもあるようだ。
「幹事代行ドットコム」(滋賀県草津市・0120-194-256)は、会場手配や案内状の送付に加え、卒業名簿を更新して電子化するサービスも引き受けている。一人一万円のプランがよく出るそうだ。
会場となるホテルが、案内状の送付などの幹事業務を請け負う動きも広がっている。リーガロイヤルホテル(大阪市・06-6448-1121)は、参加者から提供された懐かしい映像を流すなどして盛り上げ、参加者の宿泊料金20%引きの特典も用意する。ホテル日航大阪(同・06-6244-1020)は、「久しぶりの再会をゆっくり過ごして欲しい」と、利用時間を通常の宴会より一時間長い3時間としている。
ただ、代行依頼で気になるのは、提供した名簿など個人情報が漏えいしないかだ。このため各社とも法令順守に関する社内研修を実施し、社員に「個人情報保護士」の資格を取得させるなどの対策を取っている。サービス内容に加え、こうした管理体制の充実度も代行会社を選ぶ際のポイントになりそうだ。

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