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幹事マニュアル(同窓会成功の極意)

同窓会幹事代行業界のパイオニアである同窓会ネットのノウハウがぎっしり詰まった、幹事さん必読マニュアル『同窓会成功の極意』を公開いたします。
代行業者は利用せずに、自分たちで同窓会を開催したいという方は、是非参考になさって下さい。

其の一 事前準備編

幹事メンバーを募る

いざ同窓会を開催しようと思っても、一人では負担が大きすぎます。現在でも付き合いのある仲の良い同窓生から案内状に記載する名前を借り、企画や準備に協力してくれる賛同者を募りましょう。
さらに集められるようであれば、仲の良かった同窓生ばかりではなく、性別・クラス・部活など様々なカテゴリーから幅広いバリエーションで幹事を募集すると、より多くの同窓生を集められる可能性が広がります。幹事の適正人数は、コミュニティーにもよりますが4人〜15人の間で代表幹事を1名か2名立てるのが、幹事メンバーの人数として望ましいでしょう。

開催日を決める

同窓会開催までの準備期間として、平均して約3〜4ヶ月必要になりますので、余裕をみて開催日を設定しましょう。地方開催の場合は、年末年始・お盆・G.W.・その他大型連休等の帰省時期に合わせると、同窓生が多く集まる傾向にあります。首都圏近郊の場合であれば、特にどの週末でも問題ないかと思います。 また開催日を大安や友引などお日柄の良い日にしてしまうと、結婚式とバッティングしたり、ホテルやレストランの会場予約が困難になる可能性が高いので、避けた方が良いでしょう。

其の二 会場予約編

開催地を決める

久しぶりの再会は、慣れ親しんだ地でしたいものです。母校近くのアクセスの良い所や、地元の主要都市部など分かりやすく集まりやすい所が良いでしょう。2次会へのアクセスのし易さもポイントです。

会場選定、予約

会場選定、予約の際に頭を悩ませるのが参加者の人数予測です。はじめて同窓会の幹事をされる方、もしくは同窓会の幹事経験が豊富でない方にとって、事前に予測するのは非常に難しいものです。弊社の統計によりますと、同窓会の平均参加率は卒業生全体の2~3割といったところです。あくまでも平均の割合で、地域によりまちまちなので一概には言えませんが、一つの目安として会場選定、予約の際に参考にして下さい。
同窓会が開催できるような大きな会場としては、ホテルやレストラン、結婚式場、ゲストハウスなどがありますが、こういった会場には最低保証額などが設定されている為、場合によっては損失が出る可能性もありますので、予約の際には細心の注意が必要です。
あとは予算や会場の雰囲気、キャパシティ、2次会へのアクセスなどを考慮の上、会場を予約すると良いでしょう。一度、下見をされることをおすすめします。その際に会場にはお料理の品数とお酒の種類を確認するようにしましょう。
食事形式は幹事さんを含め、たくさんの同窓生と交流が持てるように立食形式にするのが一般的です。急な人数増にも柔軟に対応できるため安心です。

其の三 会費設定編

会費を決める際に、飲食代金のみで考えて会費設定をすると幹事は赤字になってしまいます。
同窓会開催にあたり、飲食代金のほか、会場使用料、案内状の印刷代や発送費用、恩師へのお土産代、看板代、名札作成費、プロジェクターやスクリーンのレンタル代、記念写真の現像代など様々な経費が発生しますので、これらを勘案してある程度余裕を持って会費を設定しましょう。
また、大規模な同窓会の一般的な会費相場は7,000円〜10,000円と言われておりますので、このあたりの金額で会費が収まるように会場のグレードを決めましょう。

其の四 案内状送付編

名簿作成

同窓会の開催情報をより多くの同窓生の皆さんに知らせるためには、案内状の発送が効果的です。
名簿は、案内状の宛名印字、出欠や転居先不明者の管理の為にも、卒業アルバムや母校の同窓会事務局が発行している同窓会名簿などをもとに、エクセルなどでデータベース化しておくと後々便利です。

案内状原稿作成、印刷、発送

同窓会の案内状には、差出人の幹事氏名や、母校の学校名と卒業年、時候の挨拶と共にメッセージを載せ、開催日時、場所、地図、会費、出欠の受付窓口等を漏れなくお知らせしま
しょう。誤字脱字がないよう、入念に原稿チェックを行ってから印刷に取り掛かって下さい。大量に印刷した後にミスが見つかると大変ですので、注意が必要です。 また、名簿の住所宛に発送しても、卒業後の年数やその地域の区画整理の有無などによって、多くの案内状が届かずに戻ってきてしまうことがあります。同級生の中には連絡先を知っている方が必ずいらっしゃるでしょうから、転居先の住所や連絡先を教えてもらい、一人でも多くの方に同窓会をお知らせしましょう。

其の五 出欠管理編

出欠管理

会場への人数報告や、名札、式次第、恩師のお土産等を準備する為にも、正確な参加人数を把握する必要があります。締切日間際にならないと返事を頂けない傾向にあるので、予め早い段階(開催日の3〜4週間前)に締切日を設けておきましょう。
データベース化した参加者名簿を使用して随時更新しましょう。

転居先不明者管理

発送した案内状が転居先不明で戻ってきた場合は、 幹事メンバーやその他連絡がとれる同窓生に協力してもらい、同窓会専用ホームページ、ブログやSNS(facebookやmixiなど)を活用して、同窓生からの情報を募る方法が効率的です。手分けして転居先不明者の情報を収集し、一人でも多くの方に同窓会をお知らせしましょう。

最終人数報告

同窓会開催日の約1ヶ月前には、会場へのある程度の人数を報告しましょう。この作業を省いてしまい、開催日直前に報告してしまうと、参加人数が集まっている場合は問題ないが、予約した時の予定参加人数と実際の参加人数に大きくズレ(※少ない方に)が生じた場合には追加料金発生の可能性もあるので、注意して最後まで皆さんに参加の呼びかけをしましょう。
締切日を設定していても締切日以降、特に開催日が近づいてきた頃に、参加者が急増したり又は減ったりすることも良くありますので、人数管理には細心の注意が必要です。
会場にもよりますが、開催日の約1週間前に、確実な参加者人数(曖昧な人はカウントしない)を最終報告とすると良いでしょう。同時にレイアウト等の確認や、見積金額の確認をしておくと良いでしょう。

其の六 同窓会当日運営編

名札や恩師お土産、その他準備物

同窓会の直前になりましたら、恩師へのお土産や名札等の準備に取り掛かりましょう。 名札には卒業当時の氏名とクラスを記載することで、当時の記憶が蘇り、顔と名前が一致することでしょう。余裕があれば、卒業アルバムの顔写真などを載せても面白いかと思います。恩師の方々にはリボン付きの花名札などにすると良いでしょう。 その他にも、出欠確認用の参加者リストや式次第の印刷、会費集金用ボックスや、釣銭の準備が必要です。また映像等などを流す予定があれば、パソコン等に必要機材も準備しましょう。

受付

同窓会当日は、幹事メンバーは開始時間の約1時間前に会場入りし、会場担当者との打ち合せや、受付や司会進行などの役割分担の最終チェックなどしておくと万全です。
受付では参加者の皆さんから会費を徴収し、参加者リストにチェックを入れ、名札をお渡しします。集めた会費と実際の参加人数が違う場合は、幹事が自腹を切ることになってしまいます。学年全体の同窓会など、大人数の同窓会では、会費の徴収は非常に大変な作業になりますが、参加者リストを活用してしっかりと管理し、お金の数え間違いに十分に注意しましょう。もちろん、会が始まってからの来場者もいらっしゃるので、常にどなたかが受付に待機していた方が良いかと思います。
受付終了後は宴会場内へ速やかに移動してもらえるよう案内しましょう。

司会進行、写真撮影

同窓会をスムーズに進行する為にも、司会を担当する方が必要になります。同窓会のメインはなんといっても「再会」です。下手に余興などあまり入れ過ぎないようにし、開会の挨拶・乾杯の音頭・恩師挨拶・閉会の挨拶といったかかせないプログラムだけを盛り込み、歓談の時間をメインに取る事をおすすめします。 また歓談中は、幹事メンバーで手分けして、スナップ写真やクラス・クラブごとの写真、仲良しグループ、初恋の相手、全体の集合写真などなど色んな写真を撮ることで思い出が形として残ります。写真共有サイトを利用することで、参加できなかった同窓生にも公開することが可能となります。全体の集合写真は記念品として、同窓会参加者の皆さんに現像してプレゼントしてあげるのも良いと思います。
素人では難しいという場合は、プロのカメラマンを手配しても良いと思います。(予算に余裕があれば)

会場精算

会の時間をオーバーしてしまうと、追加料金が発生する場合もあるので、終了時間は厳守しましょう。 当日の急な出欠を含めた最終的な参加人数を会場担当者に伝え、集めた会費から料金を支払います。後々の幹事メンバーでの会計報告等もあるかと思いますので、明細書や領収書の受領もお忘れなく。
また2次会等へのスムーズな移動の為にも、同窓会の終了時間までに精算を済ませておくと良いでしょう。

其の七 2次会編

同窓会の2時間という時間はあっという間に終わってしまいます。何十年振りの再会となると、まだまだ話足りないことも沢山あることでしょう。そこで、幹事として2次会のセッティングは必須になってくると思いますので、事前に準備しておくことをおすすめします。場所は、同窓会会場の近くでリーズナブルな居酒屋や、もし同窓生が経営されている飲食店などがあればベストです。参加率は同窓会参加者の6割以上は見込んでおいても良いと思います。事前の人数把握が難しいので、予めおおよその人数で席の確保をしておくと良いでしょう。

其の八 終了後編

同窓会は、一日限りのイベントではありません! そこから旧友たちとの長い付き合いが再開する、スタートなのです。 クラスごとやクラブごとの小さな集まりも増える事でしょう。ビジネスや趣味に恋愛と可能性を無限大に秘めています。 また、繋がりを切らさない為に、幹事は4年や5年おきに大きな同窓会を定例化するのも良いでしょう。

やり方はわかったけれど、こんな大変な作業はやっぱり面倒だし、できないと思われた方は、同窓会ネットに丸投げでらくに同窓会を楽しみましょう! ここでは教え切れない様々なノウハウがあります。

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